Workshops erfolgreich gestalten – von der Idee bis zur Umsetzung

In der agilen Arbeitswelt sind gut gestaltete Workshops ein zentraler Erfolgsfaktor. Ob zur Team-Entwicklung, Rollenklärung oder zum Lösen komplexer Herausforderungen – ein Workshop ist mehr als nur ein Meeting. Mit dem richtigen Design werden Workshops zu echten Hebeln für Veränderung.

Ich bin Sarah Klein, Agile Coach mit Fokus auf agile Transformationen, Teamarbeit und Leadership. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du in 5 Schritten einen Workshop konzipierst, der Wirkung entfaltet – klar, strukturiert und mit Freude am Tun.

Schritt 1: Ziel & Teilnehmer:innen klären

Sei dir sich über das Thema und das Ziel des Workshops im Klaren. Leg fest, welche Personen wichtig sind und von den getroffenen Entscheidungen betroffen sein werden. Wenn du dir nicht sicher bist, bitte eine Person um Hilfe. Kläre mit dieser Person oder den Eingeladenen, ob jemand fehlt oder zusätzlich benötigt wird. Definiere eine Agenda und legen einen groben Zeitrahmen fest. Schicke die Agenda herum und frage die Eingeladenen noch einmal, ob etwas fehlt.

Jeder sollte die Möglichkeit haben, Themen anzusprechen. Es ist wichtig, die Verantwortlichkeiten zu verteilen, um zu vermeiden, dass am Ende jemand unzufrieden ist, weil dieses oder jenes Thema nicht besprochen wurde. Ich weiß, dass das Zeit braucht, aber ich verspreche, dass es helfen wird, zielgerichteter zu arbeiten und alle an Bord zu haben. Manchmal ändern sich Themen oder Ziele je nach den Teilnehmern - und das ist in Ordnung.

Zusammengefasst:

Was ist das Ziel des Workshops?
Wer sollte dabei sein – wer ist betroffen, wer entscheidet, wer bringt wichtige Perspektiven ein?
Erst grobe Agenda und Zeitrahmen festlegen - Hole dir frühzeitig Feedback zur Teilnehmendenliste und zur Agenda.
Jeder soll die Möglichkeit haben, Themen einzubringen. Das schafft Akzeptanz und vermeidet Unzufriedenheit.
- Rücksprache mit Teilnehmenden: Fehlt jemand? Gibt es Ergänzungen?
Ziel und Inhalte dürfen sich verändern – das ist Teil des Prozesses.

💡 Tipp: Gib allen die Chance, eigene Themen einzubringen – das schafft Klarheit und Beteiligung von Anfang an.

Schritt 2: Einladen & vorbereiten

Verschicke die Einladungen mit der groben Agenda, damit die Zeit von allen blockiert wird. Ein unglaublich wichtiger Schritt! Achte bei der Verwendung von Outlook darauf, dass der Termin als geblockt/„gebucht“ markiert ist, damit er im Kalender korrekt angezeigt wird.

Zusammengefasst:

Verschicke frühzeitig die Einladung – mit grober Agenda und Zielen.

Blocke die Zeit im Kalender und stelle sicher, dass der Termin z. B. in Outlook als „gebucht“ angezeigt wird.

So schaffst du Verbindlichkeit und Transparenz.

Schritt 3: Ort wählen – remote oder vor Ort?

Soll der Workshop an einem anderen Ort oder vor Ort stattfinden? Prüfe, was am sinnvollsten ist. Die Wahl des Workshop-Formats beeinflusst die Dynamik.

Ich würde immer Workshops vor Ort den Vorzug geben, aber das hängt von den Teilnehmern und ihren Arbeitsgewohnheiten ab. Hier sind einige Beispiele:

1. Teams in verschiedenen Ländern oder im selben Land, aber in verschiedenen Städten: Frage dich, je nach Wichtigkeit des Themas, ob sich verschiedene Workshops zu einer Vor-Ort-Veranstaltung mit Teambuilding-Aktivitäten kombinieren lassen können. Wenn dies nicht möglich ist, solltest du im Remote-Modus bleiben oder eine hybride Sitzung mit einigen im Remote-Modus und einigen vor Ort abhalten, aber denke daran, dass jeder seinen Laptop dabei haben sollte, damit alle mit den verwendeten Tools (z. B. Miro, Mural) zusammenarbeiten können.

2. Das Team befindet sich in derselben Stadt, arbeitet aber gerne aus der Ferne: Je nach Zeitrahmen und Thema ist es durchaus sinnvoll, sich vor Ort zu treffen.

3. Das Team befindet sich in der gleichen Stadt und hat einen festen Vor-Ort-Tag: Nutze diesen Tag! Behalten die Arbeitspräferenzen der Teams im Auge, um mehr Engagement und Motivation für den Workshop zu erhalten. Wenn die Teilnehmer in der gleichen Stadt arbeiten, versuche einfach, sie davon zu überzeugen, den Workshop vor Ort abzuhalten

Zusammengefasst:

Was macht am meisten Sinn – abhängig von Ziel, Teamstruktur und Arbeitsgewohnheiten?
Mein Favorit: Onsite, wenn möglich – für mehr Verbindung und Fokus.
Bei verteilten Teams: Kombiniere Workshops mit Teambuilding vor Ort. Gibt es einen regelmäßigen Präsenz-Tag, den du nutzen kannst?
Bei Remote-Workshops: Achte auf technische Ausstattung (z. B. Laptop für alle), damit alle gleich gut teilnehmen können.
Nutze hybride Modelle nur, wenn alle gut eingebunden werden können.

Die folgenden Schritte gelten nur für Fernworkshops

Schritt 4: Inhalte detailliert planen & Timeboxen

Bestimme, was in jedem Schritt der Agenda wichtig ist. Entscheiden, welches Werkzeug du verwenden möchtest und bereite alles für dieses Werkzeug vor (z. B. Miro, Mural, ...). Finden gute Aufwärmspiele und Energizer, um die Teilnehmer motiviert und engagiert zu halten. Energizer und Pausen werden oft unterschätzt!

💡 Tipp: Miro selbst bietet einige Aufwärmspiele
(siehe rechts).

Finalisiere die detaillierte Planung der timeboxes und Methoden.

Wie viel Zeit brauchen du für jede Übung?
Was ist das Ziel der einzelnen Übungen?
Wie wirst du moderieren?
Arbeiten die Teilnehmer in Gruppen oder in Einzelarbeit?
Welche Rahmen, Materialien und Fragen benötigst du für die Moderation der Übung?
Wie sollen die Übungen aussehen?

Denke daran, einige Minuten einzuplanen, z.B. wegen Verbindungsproblemen, der Eröffnung von Breakouts, der Rückkehr aus Breakouts usw..

Meistens rechne ich auch einen größeren Puffer ein, abhängig von der Länge des Workshops. Und warum? Manchmal brauchen einige Diskussionen mehr Zeit, manchmal ändern sich die Umstände, manchmal sind die Pausen länger als erwartet. Ich möchte darauf vorbereitet sein und den Teilnehmern einen maßgeschneiderten, aber strukturierten Workshop bieten.

Zusammengefasst:

Jeder Agendapunkt braucht ein klares Ziel und passende Methode
Übungen vorbereiten: Ablauf, Materialien, Fragestellungen
Tools wählen und alles vorab einrichten (z. B. Miro, Templates, Boards)
Warm-Ups und Energizer einbauen – sie sorgen für Leichtigkeit und Fokus

💡 Nicht vergessen: Zeitpuffer einplanen für Technik, Diskussionen oder spontane Dynamiken.

Schritt 5: Finalisierung & Technik-Check

Aktualisiere die Einladungen mit den finalen Informationen, bereite ggf. Breakout-Sessions vor und prüfe dein Material frühzeitig. So hast du genug Zeit, fehlende Dinge zu organisieren. Denk auch an einen Plan B – falls das eingesetzte Tool nicht verfügbar ist oder technische Probleme auftreten.

Sperre das verwendete Tool (z. B. Miro oder Mural) so, dass nur du die Inhalte bearbeiten kannst. Überprüfe im Vorfeld, ob alle Teilnehmenden Zugang zum Tool haben und die nötigen Rechte zur Zusammenarbeit besitzen.

Ich exportiere zur Sicherheit oft eine PDF-Version des Miro-Boards – so habe ich im Notfall immer eine Backup-Variante zur Hand.

Zusammengefasst:

Einladungen ggf. aktualisieren (z. B. mit finalem Miro-Link)
Breakout-Räume vorbereiten
Rechte für alle Tools prüfen – kann jede:r teilnehmen und mitarbeiten?
PDF-Backup vom Board erstellen – für den Fall der Fälle

Fazit: Workshop-Erfolg beginnt mit klarem Design

Ein gut vorbereiteter Workshop spart Zeit, reduziert Stress und macht Spaß. Mit Struktur, Zielorientierung und passenden Methoden schaffst du Raum für produktive Zusammenarbeit – egal ob remote oder vor Ort.